Bedrijfsvoering

Sturing van de organisatie

In 2024 verbeterden we de sturing op de organisatie via het implementeren van Lean instrumenten, waarbij we meer sturen op het behalen van resultaten en KPI’s. Ook voerden we een nieuwe opzet voor de managementgesprekken door en richtten we het capaciteitsproces en portfoliomanagementproces in. In 2025 zetten we in op de uitvoering hiervan. Door de implementatie krijgen we ook een betere balans tussen formatie en inhuur en wordt de capaciteit in de flexibele kern, ons interne detacheringsbureau, beter benut. Ook kunnen we de medewerkers meer balans bieden in hun werktijd met oog op de vermindering van de werkdruk.

Organisatie-ontwikkeling

Zoals gezegd: Onze visie is, dat we een toekomstbestendige en wendbare organisatie willen zijn. Maar wat houdt dit in? Op het gebied van de organisatie-ontwikkeling hebben we de volgende lange termijn doelstelling. en geformuleerd.

I.   Samen met het bestuur werken we aan een bloeiend West Betuwe. Bestuur en medewerkers zijn trots op onze resultaten en onze organisatie.
II.   De opgaven in de samenleving staan centraal in ons werk.
III.   De kwaliteiten van de medewerkers in onze organisatie bewegen voortdurend mee met wat de omgeving van hen vraagt. We zijn een lerende organisatie.  Een flexibele kern binnen onze organisatie levert hier een belangrijke bijdrage aan.

Het programma organisatie ontwikkeling Samen West Betuws Werken rondden we in 2024 af. Dit werd opgevolgd door een programma Klantgerichter West Betuwe. Met dit programma werken we aan een integrale aanpak voor de verbetering van de dienstverlening.

In 2024 is er binnen de organisatie een duidelijke behoefte aan een voedingsbodem voor verdere doorontwikkeling. We streven naar een stabiel fundament, een eigen identiteit en een heldere focus voor de komende jaren. In februari 2024 is daarom een klantvisietraject gestart, waarin we vanuit een ‘van buiten naar binnen’-benadering hebben vastgesteld wat klanten van ons verwachten, wat onze ambities zijn en welke thema’s de komende jaren prioriteit moeten krijgen. De klantvisie vormt de basis voor de organisatieontwikkeling van 2024 tot 2028. Dit is het vervolg op het programma Samen West Betuws Werken. We werken de komende jaren aan acht speerpunten die gericht zijn op het verbeteren van klanttevredenheid en -beleving. Deze speerpunten zijn grotendeels voortzettingen van bestaande thema’s en initiatieven, maar worden nu resultaatgerichter, duurzamer en met meer aandacht voor de onderlinge samenhang ingezet.

1. Klantsturing in teams. Dit vormt de kern van de organisatieontwikkeling. Op basis van een afsprakenkader maakt de directie jaarlijks activiteiten- en resultaatafspraken met de teamleiders. Teamleiders rapporteren periodiek over de voortgang. In hun team voeren de teamleiders een gestructureerde aanpak in van jaarplan, meten, verbeteren, visualiseren van de resultaten, periodieke teambesprekingen, etc. Dit is een vervolg op de aanpak die enkele teams al hebben toegepast.
2. Cultuur & HR. Een strategisch HR-beleid is in de maak (2024-2025). Ook is er een coördinatiepunt lerende organisatie. Vanuit beide wordt ondersteuning aan de teams gegeven voor het werken aan cultuurverandering en het ontwikkelen van de nodige competenties om klantgericht te kunnen werken.  
3. Klantfeedback. Er loopt al een traject rondom klachtenmanagement. Het doel van dit speerpunt is het organiseren van het structureel verzamelen van feedback van klanten. Denk hierbij aan de inhoud van klantcontacten, klachten, klanttevredenheid op proces- en contactniveau. Dit is essentiële verbeter- en stuurinformatie voor de teams en directie.
4. Kerngericht werken. In de komende jaren gaan we steeds meer kerngericht werken vanuit de bedoeling. Kerngericht werken wordt een onderdeel van alle teams die werken voor kernen.  
5. Kanalenstrategie (multichannel). Dit is het enige ‘nieuwe’ speerpunt. We werken aan het vereenvoudigen en duidelijker maken van onze digitale dienstverlening en website. Verder staat hier het vereenvoudigen van de contactpunten voor klanten centraal. In dit traject worden gemeenschappelijke regelingen en uitvoeringspartners actief betrokken.  
6. Klantgerichte processen. Dit is de opvolging van lean/procesmanagement zoals dit in de afgelopen jaren centraal heeft gestaan. De focus komt hierbij op het realiseren van de gewenste klantbeleving in processen, het werken met proceseigenaren en het structureel inbedden van processen in het dagelijks werken en sturen.
7. Planning & control/datagedreven werken. We gaan steeds meer op feiten, cijfers en resultaten rondom een klantgerichte dienstverlening sturen. Portfoliomanagement, X-matrix, plannings- en verantwoordingscycli worden fundamenteel ingevoerd in de gehele organisatie. We hebben servicebeloften op post, telefoon, mail, meldingen OR, omgevingswet, sociaal, vragen uit kernplatforms en handelen daarnaar.
8. Dienend leiderschap. Uitgangspunt is dat teamleiders duidelijkheid en richting gaan geven waarbij ze medewerkers actief ondersteunen in het realiseren van een taakvolwassen organisatie. Het inmiddels gestarte traject vormt een integraal onderdeel in de realisatie van de klantvisie.

Bijzondere aandachtspunten ten aanzien van de organisatie/ P&O

Inspelen op de arbeidsmarkt
De arbeidsmarkt In Nederland is erg krap. Het aantal werkzoekenden is historisch laag en het aantal openstaande vacatures is hoog. Medewerkers hebben werkgevers ‘voor het uitkiezen’ en werkgevers halen alles uit de kast om medewerkers aan te trekken en moeten moeite doen om medewerkers te behouden (binden en boeien). Uit onderzoek van o.a. het A&O fonds blijkt dat we de komende jaren nog een krappe arbeidsmarkt blijven houden.

Dat geldt ook voor onze gemeente. Vacatures zijn regelmatig moeilijk in te vullen en inhuurkrachten moeilijk binnen te halen. Met name op het gebied van ruimtelijke ordenering/milieu, civiele techniek/bouwkunde en bedrijfsvoering bleken in 2024 een aantal functies zeer lastig vervulbaar. We anticiperen hierop door onze arbeidsmarktbenadering, door de oprichting van de flexibele kern in 2023 en een gerichte aanpak om de latent werkzoekenden te werven voor onze organisatie.  Latent werkzoekenden zijn mensen die niet actief op zoek zijn naar werk maar wel te verleiden zijn voor ander werk. Dit is de grootste groep op de arbeidsmarkt.

Arbeidsmarktbenadering
Om nieuwe medewerkers aan onze organisatie te kunnen binden hebben we in 2024 verschillende zaken ondernomen.

• We hebben wederom deelgenomen aan de nationale carrièrebeurs (de grootste carrièrebeurs van Nederland). Met 42 mensen met wie we tijdens de beurs in gesprek zijn geraakt, hebben we daarna korte kennismakingsgesprekken gevoerd. En er zijn 2 personen inmiddels bij ons in dienst getreden.
• We hebben ons werving & selectie proces geoptimaliseerd: een snellere doorlooptijd van vacature tot plaatsing, een eenduidige aanpak voor elke vacature, een proces meer gericht op de ervaring van de sollicitant.
• Waar we in 2023 een partij inhuurde die onze arbeidsmarktcommunicatie op social media oppakte, doen we dat sinds 2024 zelf. Zo creëren we eigenheid en continuïteit.
• We hebben het gedeelte van onze website, waarop we ons als werkgever profileren en vacatures onder de aandacht brengen, verbeterd zodat sollicitanten beter geïnformeerd worden en gevoel kunnen krijgen bij onze organisatie.
• We benaderen bij vacatures tegenwoordig mensen die voldoen aan het profiel van de vacature via social media (targetten) waardoor we gerichter de vacatures onder de aandacht brengen. Het Kontakt is ook een goed kanaal gebleken voor het benaderen van potentiële kandidaten. We zetten steeds vaker advertenties in het Kontakt en dat heeft fijne nieuwe collega’s opgeleverd voor een aantal functies.
• Voor zeer lastig vervulbare vacatures hebben we in 2024 gewerkt met Werving & Selectiebureaus. Veelal met positieve ervaringen, maar tegen relatief hoge kosten.
• In 2025 willen we gaan werken met een recruiter die voor alle vacatures actief op zoek gaat naar geschikte kandidaten. En werken we verder volgens het nieuw ingerichte proces.
• In het kader van onze arbeidsmarktcommunicatie nemen we in 2025 opnieuw deel aan de carrièrebeurs.   

Flexibele kern
Qua inrichting van de organisatie zetten we bewust in op de ontwikkeling van een flexibele kern. Dit is een team met breed inzetbare en talentvolle collega’s, met een vast dienstverband. Zij vervullen binnen onze organisatie allerlei opdrachten. Met de flexibele kern willen we:

• Snel in kunnen spelen op capaciteitsvragen in de organisatie.
• Talent binden aan de organisatie door boeiende en afwisselende opdrachten.
• Kennis behouden door de voorheen incidentele inzet te binden aan je organisatie.
• Wendbaarheid en lerend veranderen stimuleren in de gehele organisatie, de flexibele kern kan hiervoor aanjager/ambassadeur zijn.
• Inhuurkosten beperken.

Op het moment van opstellen van de begroting werken inmiddels 33 mensen in de flexibele kern. Het gaat om ondersteuners, medewerkers, adviseurs en projectleiders. De omvang van dit team staat niet vast en is mede afhankelijk van de capaciteitsvraag. Inzet van de medewerkers in andere teams dekken we zoveel mogelijk via bestaande budgetten en in mindere maten uit de bestemmingsreserve Flexibele kern. We sturen actief op een brede inzetbaarheid en wisseling van opdrachten. Vanaf de capaciteitsplanning 2025 gaat inzet van medewerkers uit de flexibele kern voor op inhuur en sturen we meer met behulp van data over de bezettingsgraden van medewerkers.

Uitvoering en opvolging medewerkersonderzoek
In 2024 voerden we een medewerkersonderzoek uit, werkdruk was hierbij de rode draad van de uitkomsten. Ook zagen we in 2024 een hoger ziekteverzuimpercentage dan in andere jaren. Via meerdere acties wordt gewerkt aan terugdringing van het ziekteverzuim. In het nieuwe gemeentehuis is extra aandacht voor veilige en gezonde werkomgeving, voor werkdruk en voor gezonde leefstijl. Er is zeer regelmatig overleg met de Arbodienst over de verzuimcijfers en de achterliggende problematiek (volledig anoniem). Het spreekuur bij de Arbodienst is uitgebreid. Ook is zowel de Arbodienst als de arbo-coördinator uit de eigen organisatie beschikbaar voor preventief overleg.

Coördinatiepunt lerende organisatie
We willen een lerende organisatie zijn. En een aantrekkelijke werkgever die investeert in de ontwikkeling van haar medewerkers. Dat zijn we niet van vandaag op morgen. We investeren hier gericht in. We faciliteren dit vanuit het coördinatiepunt lerende organisatie. Dit team zorgt ervoor dat medewerkers de regie over hun eigen ontwikkeling kunnen nemen door middel van een leeraanbod, coaching, intervisie en kennisoverdracht over werkvormen. Zij koppelen de behoeften van de organisatie en haar medewerkers aan wat de (continu) veranderende samenleving van de organisatie vraagt en vertalen dit naar een passend leeraanbod en/of interventies.
In 2024 voerden we het Learning management system in, de nieuwe West Betuwe Academie. Vanuit het coördinatiepunt lerende organisatie blijven we in 2025 de leercultuur en de wendbare organisatie stimuleren door te investeren in de nieuwe manieren van werken. We bieden leerlijnen op het gebied van programmatisch werken, projectmatig werken, procesverbetering,  adviesvaardigheden, dienstverlening en kerngericht werken aan. Ook investeren we in een goed aanbod voor pre- en onboarding van nieuwe medewerkers. Verder organiseren we activiteiten voor verbinding, kennisontwikkeling en samenwerking.

Onderhoud functiewaardering
In 2024 voerden we voor het eerst in het bestaan van West Betuwe een gedeeltelijke onderhoudsronde op de functiewaardering uit. Deze was gericht op functies, die ten opzichte van de uitgangssituatie inmiddels gewijzigd zijn. De onderhoudsronde loopt door in 2025. Vanaf 2026 voeren we jaarlijks een (kleinere) onderhoudsronde uit.

Financiën

Op het gebied van de financiën hebben we volgende speerpunten  voor 2025.

• We implementeren de bij de begrotingsbehandeling gekozen maatregelen uit het dekkingsplan Financieel Fit West Betuwe en monitoren de voortgang hiervan.
• Onderdeel van de hiervoor genoemde maatregelen is een scherpere sturing op de budgetten. We gaan werken met bestedingsplannen en regelmatige budgetgesprekken om onderbesteding eerder te kunnen signaleren.
• We vragen subsidies aan voor projecten / werkzaamheden en verruimen hierdoor onze financiële mogelijkheden. Hiervoor is het belangrijk om te werken aan subsidiebewustzijn bij de medewerkers. We hebben de rol van subsidiecoördinator ingevuld en stellen voor 2025 en verder spelregels op voor het invullen van de taakstelling. Ook onderzoeken we de mogelijkheid van het instellen van een cofinancieringsfonds.
• We verbeteren onze manier van het maken van prognoses over de uitgaven en inkomsten in het sociaal domein met behulp van het in 2024 ontwikkelde dashboard. Hierbij onderzoeken we ook de effecten van de vergrijzing in de komende jaren.
• We zetten een volgende stap in het kerngericht begroten vanaf de begroting 2026. Input voor de volgende stap zal zijn de uitvoering van het plan van aanpak Kerngericht werken en de uitkomsten van het onderzoek naar het kerngericht inrichten van de beheerplannen.
• We verbeteren onze financiële sturingsinformatie, zodat onze financiële sturing actueler en betrouwbaarder wordt.

Inkoop

We willen als gemeente rechtmatig en doelmatig inkopen. Hier besteden we nadrukkelijk aandacht aan. In het coalitieprogramma wordt verder het belang benadrukt om de lokale economie te stimuleren: “ We zoeken naar uitvoerders die binding hebben met West Betuwe en er trots op zijn om voor deze gemeente werk uit te voeren.”
In 2025 hebben we op dit vlak de volgende voornemens:

• Het verder verbeteren van de rechtmatig- en doelmatigheid van onze inkoop- en aanbestedingstrajecten.
• Het intensiveren van de samenwerking met Culemborg, Tiel en de BWB, alsmede met de regio op met name het MVOI-thema SROI.
• Het verder optimaliseren van het digitale inkoopplatform.
• Het opstellen van een jaarlijkse analyse van de inkoopuitgaven (spendanalyse).
• Het monitoren van het contractbeheer en contractmanagement.
• Het opstellen van een integrale inkoopstrategie voor adviesdiensten.
• Het onder de aandacht blijven brengen van het gezamenlijk inkoop- en aanbestedingsbeleid met de daarbij behorende werkprocessen.
• Het opleiden via de West Betuwe Academie en begeleiden van de inkopers binnen onze organisatie.

Huisvesting  Buitendienst

In 2024 is het definitieve ontwerp opgeleverd en is gestart met het opstellen van het bestek ten behoeve van de Europese aanbesteding voor de bouw. Het onderzoek rondom de netcongestie is uitgevoerd en de aanbevelingen hierin zijn verwerkt. Hoofdlijn is dat er met enkele kleine aanpassingen in het ontwerp geen problemen in de bedrijfsvoering ontstaan. De bestemmingsplanwijziging en de bouwvergunningaanvraag zijn gepubliceerd en de verwachting is dat deze procedure voor het einde van het jaar volledig is doorlopen. Uiteraard allemaal in goede samenwerking met de provincie. In het eerste kwartaal van 2025 ronden we de aanbesteding af zodat de bouw in het tweede kwartaal 2025 kan starten. Naar verwachting duurt de bouw 1 jaar.

Informatisering en automatisering

Samen met de Bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe (BWB) stelden we eerder een Informatiebeleidsplan 2023-2025 en een automatiseringsbeleidsplan op, gevolgd door een uitvoeringsplan. In deze plannen verbonden we externe ontwikkelingen met de gemeentelijke ambities. Belangrijkste uitgangspunt in de plannen is dat het informatiebeleid de dienstverlening moet ondersteunen, dat de privacy wordt gewaarborgd en dat digitalisering en plaats- en tijdonafhankelijk werken een vanzelfsprekendheid is. Ook moeten de systemen ons ondersteunen bij wettelijke ontwikkelingen zoals de Omgevingswet en de Wet Open Overheid. We werken als partners met elkaar samen en versterken elkaar daar waar het kan.
Belangrijke projecten voor 2025 voor West Betuwe zijn:

• We versterken onze manier van werken op het gebied van datagedreven werken door het afronden en implementeren van de door BWB op te stellen visie op de ondersteuning van datagedreven werken..
• Doorloop vanuit 2024: vervangen van het systeem voor het beheren van de openbare ruimte.
• Doorloop vanuit 2024: implementeren portfoliomanagementtool voor het beheer van onze projecten.
• We optimaliseren de digitale werkplek door het implementeren van de visie op Office365. Één van de effecten kan zijn dat we hiermee ook het aantal systemen beperken.
• Slimmer werken: op basis van een inventarisatie van passende verbetermaatregelen in de processen gaan we vanaf 2025 gerichter aan de slag met de doorontwikkeling van het zaaksysteem Djuma, de inzet van Robotica en zoeken we ook naar efficiencyverbetering en kwaliteitsverbetering door het toepassen van Kunstmatige Intelligentie (AI).
• De verdere implementatie van de Wet Open Overheid en hiermee samenhangende wetgeving de Wet elektronische publicaties (Wep) en de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv). Belangrijke randvoorwaarde hiervoor is het implementeren van het Informatiebeheerplan

Informatiebeveiliging

Als gemeente hebben wij zowel wettelijk als moreel de plicht om de gegevens van onze inwoners te beschermen. Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een goede beveiliging van persoonsgegevens absoluut noodzakelijk. De AVG vereist van organisaties dat zij passende organisatorische en technische maatregelen nemen om persoonsgegevens adequaat te beveiligen, in overeenstemming met de stand van de techniek. De AVG specificeert echter niet precies hoe deze beveiliging moet worden gerealiseerd. Deze passende maatregelen worden beschreven in informatiebeveiligingswetten en -standaarden. Een correcte implementatie van informatiebeveiligingsmaatregelen is dan ook een voorwaarde voor het waarborgen van de privacy van onze inwoners.

De Cybersecuritywet (NIS2)
De Cybersecuritywet is de opvolger van de Wet beveiliging netwerk- en informatiesystemen (Wbni) en vormt de Nederlandse vertaling van de Europese Network and Information Security Directive (NIS2). Deze wet treedt in het tweede kwartaal van 2025 in werking en is gericht op het versterken van de digitale veiligheid en legt drie belangrijke verplichtingen op:

1. Zorgplicht : Organisaties moeten risicobeoordelingen uitvoeren en passende maatregelen nemen om de continuïteit van hun diensten en de veiligheid van informatie te waarborgen. Dit gebeurt door de implementatie van de maatregelen uit de nieuwe Baseline Informatieveiligheid Overheid (BIO 2.0).
2. Meldplicht : Incidenten die de dienstverlening kunnen verstoren, moeten binnen 24 uur worden gemeld bij de toezichthouder en, indien van toepassing, bij het Computer Security Incident Response Team (CSIRT).
3. Toezicht: Een onafhankelijke toezichthouder, de Rijksinspectie Digitale Infrastructuur (RDI), controleert of organisaties voldoen aan de richtlijnen. De RDI maakt voor het toezicht op NIS2 voor de overheid gebruik van bestaande verantwoordingsstructuren, zoals ENSIA.

NIS2 wordt gezien als een uitbreiding en intensivering van taken op het gebied van informatiebeveiliging, met aanzienlijke impact op capaciteit en beschikbare middelen.

Algemene verordening gegevensbescherming/ privacy  

In 2024 lag de focus op het versterken van het bewustzijn van medewerkers, het actualiseren van de privacy governance, uitvoeren van DPIA’s en bijhouden register van verwerkingen. We willen in 2025 op de ingeslagen weg doorgaan. Hiervoor gaan we het volgende doen:

• Invoeren van de rol van Privacybeheerder
• Verder versterken van bewustzijn van medewerkers.
• Verder versterken van de kennis en vaardigheden van de privacybeheerders en medewerkers die regelmatig met privacy vraagstukken van doen hebben.
• Uitvoeren van DPIA’s.
• Up-to-date houden van ons register van verwerkingen.
• Verwerkersovereenkomsten bij inkoop opnemen in het contractenregister.

Middels een periodieke GAP-analyse volgen we de voortgang.

Rechtmatigheidsverantwoording.

In de jaarrekening 2023 namen gemeenten voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording op. Wij verwachten een landelijke evaluatie van de rechtmatigheidsverantwoordingen en passen onze werkwijze daar eventueel op bij het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording over 2024.
De geconstateerde onrechtmatigheden 2023 bij de gemeente West Betuwe betroffen vooral begrotingsonrechtmatigheden. Met name de regelgeving op het gebied van de rechtmatigheidsverantwoording was hier debet aan, want de geconstateerde onrechtmatigheden waren op grond van de financiële verordening wel acceptabel. Het benoemde speerpunt "Scherper begroten' onder kopje Financiën zal overigens bijdragen aan een verbetering van de begrotingsrechtmatigheid, met name op het vlak van  tijdig signaleren van afwijkingen.